Ofis Taşıma: İş Kaybı Olmadan
20 kişilik bir ofisi cuma 18.00’de teslim alıyor, pazartesi 09.00’da çalışır halde açıyoruz. Mesai saatinde tek kutu taşımıyoruz; ekibiniz cuma akşamı bilgisayarını kapatıyor, pazartesi aynı düzende açıyor. Aradaki 63 saat bizim işimiz.
Ofis taşımanın ev taşımasından farkı planlamada gizli. Aşağıda kimlerle çalıştığımızı, hafta sonu planının akışını, fiyatı belirleyen kalemleri ve elektronik taşımanın kurallarını bulacaksınız.
Kimin için
Ofis taşıma kimin işine yarar?
Dört senaryoyla en sık karşılaşıyoruz. Hangisindeyseniz planı ona göre kuruyoruz.
Büyüyen ekip
Kadro 8 kişiden 25 kişiye çıktı, mevcut kat yetmiyor. Yeni plazaya yerleşim krokisiyle taşınırsınız; kim nereye oturacak, taşıma günü nettir.
Şube birleştirme
İki ayrı ofisi tek adreste topluyorsunuz. İki noktadan eş zamanlı yükleme yapıp mükerrer mobilyayı depomuzda bekletebiliyoruz.
Kira kaynaklı küçülme
Daha kompakt bir ofise geçerken fazla masa ve dolap ya ikinci el sürecinize kadar depolanır ya da yeni yerleşime göre elenir.
İlk kurumsal ofis
Ekip evlerden ve paylaşımlı alanlardan tek adrese geçiyor. Dağınık noktalardan toplama yapar, kurulumu tek günde bitiririz.
Plan
Hafta sonu taşıma planı nasıl ilerliyor?
Proje altı adımda yürür. İlk iki adım taşımadan 1-2 hafta önce, kalan dördü tek hafta sonunda tamamlanır.
Adım 1
Keşif toplantısı: yerinde sayım yapılır, masa, dolap ve elektronik envanteri çıkarılır.
Adım 2
Etiket planı: her masa ve kasaya kat-oda-masa kodu verilir; yeni yerleşim krokisi hazırlanır.
Adım 3
Cuma akşamı söküm: mesai bitiminde mobilya sökümü ve elektronik paketleme başlar.
Adım 4
Hafta sonu nakliye: arşiv kilitli konteynerde, elektronik antistatik ambalajda taşınır.
Adım 5
Pazar kurulum: masalar krokiye göre kurulur, kablolama ve test tamamlanır.
Adım 6
Pazartesi destek: ilk iş saatinde ekipten bir kişi yerinde kalır, aksayan ne varsa çözer.
Pazartesi desteğini atlamayın; en çok fark yaratan adım o. Kurulum ne kadar iyi olursa olsun ilk iş saatinde ufak pürüzler çıkar: yerinden oynamış bir monitör kolu, çalışmayan bir priz, yanlış odaya gitmiş bir dolap. Ekipten bir kişi sabah orada olunca bunlar dakikalar içinde kapanıyor.
Fiyat
Ofis taşıma fiyatını ne belirler?
Ofiste tek bir tarife yok; teklif beş kalemin toplamından oluşur ve keşif olmadan verilmez.
- Masa ve çalışan sayısı
- Sunucu, yazıcı ve elektronik hacmi
- Arşiv ve dolap miktarı
- İki bina arasındaki mesafe ve kat durumu
- Gece ya da hafta sonu mesaisi gereksinimi
Ölçek fikri vermesi için: 3-4 masalı, tek araçla biten küçük ofis işleri 10.500-13.000 TL civarında kapanıyor. Sunucu odası, yoğun arşiv veya iki nokta arası uzun mesafe rakamı yukarı taşıyor. Keşif ücretsiz; yazılı teklif aynı gün elinizde olur.
Yakın tarihli bir örnek: Mecidiyeköy’den Maslak’a taşınan 15 masalı bir yazılım firmasında söküm cuma 18.30’da başladı, cumartesi iki araç seferi yapıldı, pazar 16.00’da ağ testleri bitti. Bu ölçek dört kişilik ekip ve iki günle çözülüyor; teklifte sefer sayısı da yazıyor.
Birkaç masalık ofisler için fiyat hesaplama aracındaki 2+1 seçeneği gerçekçi bir başlangıç bandı gösterir. Teklifle birlikte imzalanacak metnin şablonu sözleşme örneği sayfasında; K belgemiz ve diğer evraklar belgelerimiz sayfasında duruyor.
Hassas yük
Sunucu, arşiv ve elektronik nasıl taşınıyor?
Kurumsal taşımanın asıl riski mobilyada değil, veride. O yüzden elektronik ve arşiv için ayrı protokol uyguluyoruz.
Sunucu ve NAS cihazlarında önce yedek sorulur; güncel yedek yoksa cihaz yerinden oynatılmaz. Monitör ve kasalar antistatik naylona sarılıp bölmeli kutularda gider. Kablolar sökülmeden fotoğraflanır ve port etiketiyle eşleştirilir.
Evrak tarafında kilitli arşiv konteyneri kullanıyoruz. Klasörler raf sırası bozulmadan konteynere geçer, kilit taşıma boyunca kapalı kalır. Personel dosyaları ve müşteri sözleşmeleri gibi kişisel veri içeren evrakın açık kasada gitmesi bizim için kabul edilemez.
- Antistatik balonlu naylon (elektronik için)
- Kilitli arşiv konteyneri
- Monitör ve kasa kutusu
- Renkli etiket sistemi (kat-oda-masa kodu)
- Mobilya söküm takımı
- Yük asansörü koruma keçesi
Hazırlık
Taşımadan önce hangi hazırlıklar yapılmalı?
Aksayan ofis taşımalarının nedeni hep aynı beş ihmal. Listeyi taşıma tarihinden 2 hafta önce kapatın.
- Personele kişisel çekmecesini toplaması için gün vermemek
- Yedek almadan sunucu ve NAS cihazlarını yerinden oynatmak
- Yeni ofisin internet ve santral altyapısını taşınmadan önce bağlatmamak
- Kabloları fotoğraflamadan ve etiketlemeden sökmek
- Her iki binadan yük asansörü ve otopark iznini yazılı almamak
İnternet hattını özellikle vurgulayalım. Mobilya kurulur, masalar hazır olur ama hat aktif değilse pazartesi sabahı ofis yine çalışamaz. Altyapı başvurusunu taşınma kararıyla aynı gün yapın; randevu takvimleri bazı bölgelerde 10 günü buluyor.
Eski ofisin teslimini de plana katın. Mülk sahipleri genelde boyalı ve temiz teslim ister; taşıma biter bitmez boya ekibinin girebilmesi için çıkış gününü kira sözleşmenizdeki teslim tarihinden en az 3-4 gün önceye koyun. Depozito iadesinin anahtarı bu aralıkta saklı.
Roller
Taşıma günü kim neden sorumlu?
Kurumsal taşımada kargaşayı önleyen şey rol dağılımıdır. Sizden üç kişi istiyoruz, gerisini biz kuruyoruz.
Proje sorumlusu
Firmanızdan tek yetkili muhatap. Yerleşim krokisini onaylar, anlık kararları verir. Saha şefimiz yalnız onunla konuşur; herkesin ayrı talimat verdiği taşıma uzar.
IT irtibatı
Sunucu yedeğinin alındığını onaylar, kurulum sonrası ağ ve yazıcı testlerini yapar. Pazar akşamki test turu onun imzasıyla kapanır.
İdari irtibat
Bina yönetimleriyle yazışmanın firmanız tarafındaki imzacısı. Asansör rezervasyonu ve giriş izinlerini biz hazırlarız, onay ondan çıkar.
Bizim taraftaysa üç ayrı birim çalışır: saha şefi, elektronik paketleme ekibi ve mobilya ekibi. Saha şefi iki binada da işin başındadır ve gün boyu proje sorumlunuzla aynı telefon hattını kullanır.
Bölgeler
Plaza yoğun bölgelerde işleyiş
En çok ofis taşıdığımız üç hat: Şişli-Mecidiyeköy aksı, Maslak plazaları ve Ataşehir finans bölgesi.
Plazalarda yük asansörü rezervasyonu, sigorta ibrazı ve taşıma saati kısıtı yönetimle önceden yazışılır; bu evrak trafiğini biz üstleniyoruz. İlçe sayfalarında bina tipine göre notlarımız var:
Sık sorulan sorular
Ofis taşıma hafta sonu yapılır mı?
Ofis taşıma fiyatı nasıl hesaplanır?
Bilgisayar ve sunucular nasıl taşınıyor?
Ofis taşırken personel ne yapmalı?
Taşınırken iş kaybı olur mu?
Ofis taşımada sözleşme ve fatura veriliyor mu?
Güvence
Kurumsal tarafta da aynı üç taahhüt
Yazılı sabit fiyat
Ekspertizden sonra verdiğimiz fiyat taşıma günü değişmez. Kapıda zam yok.
Sabit fiyat garantisiFaturalı ve sözleşmeli
Taşımadan önce imzalı sözleşme, her işte fatura. Kayıt dışı çalışmayız.
Ödeme nasıl işlerSigortalı taşıma
Hasar olursa tutanak tutulur, sigorta süreci ve tazmin adımları nettir.
Hasar prosedürüKeşif randevusu 30 dakikanızı alır
Ofisinize gelelim, envanteri çıkaralım, yazılı teklifi aynı gün gönderelim. Taşınma tarihine kadar tüm planlama bizde.